Política de Privacidade da ContDesk

1. Para que serve esta Política

Esta Política explica, de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018, "LGPD") e o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014), quais dados pessoais são tratados no site contdesk.com.br e na plataforma ContDesk, para quê, com qual base legal, com quem são compartilhados, por quanto tempo ficam guardados e como você exerce seus direitos.

Esta Política informa; ela não é um pedido de consentimento. Quando alguma atividade depender do seu consentimento, ele será pedido à parte, de forma destacada.

2. Quem é responsável pelos seus dados

A ContDesk é uma plataforma usada por escritórios de contabilidade ("Escritórios") para atender seus clientes. Por isso há dois papéis diferentes, e é importante saber em qual deles o seu dado está:

A ContDesk como controladora. A ContDesk decide sobre o tratamento, e responde por ele, nos dados de: visitantes do site; cadastro, login e uso da conta de quem acessa a plataforma; contratação e cobrança dos Escritórios; atendimento e suporte; segurança, prevenção a fraudes e registros de acesso.

A ContDesk como operadora. Nos dados que cada Escritório insere ou traz por integração para a plataforma, quem decide o que é tratado e para quê é o Escritório, que é o controlador. A ContDesk trata esses dados só para prestar o serviço, conforme as instruções do Escritório. Isso inclui dados de:

• clientes do Escritório (empresas e seus sócios, responsáveis e contatos);
• colaboradores dos clientes (folha, admissões, férias, rescisões, afastamentos, ponto);
• candidatos a emprego que preenchem o formulário de admissão por link, e seus dependentes;
• equipe do próprio Escritório, inclusive no monitor de produtividade;
• usuários do Portal do Cliente e do Meu Espaço.

Se o seu dado está nesse segundo grupo, o Escritório é quem atende seus pedidos como titular. A ContDesk encaminha ao Escritório todo pedido que receber sobre esses dados e o apoia na resposta.

Dados da controladora (ContDesk):

• Razão social: [A PREENCHER: razão social]
• CNPJ: [A PREENCHER: CNPJ]
• Endereço: [A PREENCHER: endereço]
• E-mail: contdesk@assensustech.com.br

3. Encarregado pelo tratamento de dados (DPO)

• Encarregado: [A PREENCHER: nome da pessoa natural ou jurídica indicada]
• E-mail do encarregado: [A PREENCHER: e-mail exclusivo, por exemplo privacidade@...]

O encarregado recebe reclamações e pedidos dos titulares, presta esclarecimentos e se comunica com a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD), nos termos do art. 41 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 18/2024.

4. Quais dados tratamos, para quê e com qual base legal

4.1 Dados em que a ContDesk é controladora

A ContDesk não usa ferramentas de publicidade ou de rastreamento de terceiros no site ou na plataforma, não vende dados e não faz perfil de comportamento para marketing.

Sempre que usar legítimo interesse, a ContDesk usa só os dados estritamente necessários e mantém o teste de balanceamento documentado (art. 10 da LGPD). [A PREENCHER: confirmar que o registro do teste de legítimo interesse existe.]

4.2 Dados que tratamos como operadora, em nome do Escritório

A base legal desses tratamentos é definida pelo Escritório, que é o controlador. As bases mais comuns, apenas como referência, são:

O CPF de usuários do Portal e de colaboradores é guardado cifrado no banco de dados.

5. Dados sensíveis e dados de crianças e adolescentes

Dados sensíveis (art. 5º, II, da LGPD) aparecem na plataforma principalmente no formulário de admissão: raça ou cor, deficiência e dados de saúde ocupacional. Eles são pedidos porque o empregador é obrigado a informá-los ao eSocial e a cumprir a cota legal de pessoas com deficiência. São usados só para isso, ficam restritos aos usuários do Escritório com permissão no módulo de departamento pessoal e cada acesso a eles fica registrado.

Antes de gravar qualquer dado, o formulário de admissão mostra ao candidato o aviso de privacidade e registra a ciência dele.

Crianças e adolescentes. A plataforma não é direcionada a menores de 18 anos. Ainda assim, ela pode tratar: (a) dados de dependentes menores informados pelo candidato; (b) dados de adolescentes contratados como aprendizes ou estagiários. Esses tratamentos são feitos pelo Escritório, como controlador, no melhor interesse da criança e do adolescente (art. 14 da LGPD), com base nas hipóteses legais dos arts. 7º e 11 conforme o Enunciado CD/ANPD nº 1/2023, coletando só o necessário para obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Recomenda-se que o Escritório oriente o responsável legal quando o candidato for adolescente.

6. Com quem compartilhamos

A ContDesk não vende nem aluga dados pessoais. Os dados são compartilhados apenas com:

a) Fornecedores que operam a plataforma (suboperadores). Cada um trata dados só para prestar o serviço à ContDesk, sob contrato com obrigações de segurança e sigilo.

b) Sistemas conectados pelo próprio Escritório. Quando o Escritório ativa uma integração, a plataforma troca dados com o sistema escolhido, sob o contrato do Escritório com esse fornecedor: Domínio, OMIE, Sankhya, Ponto Mais, Acessórias, SPA, Microsoft (SharePoint e conta Microsoft), armazenamento próprio do Escritório e provedores de inteligência artificial (OpenAI e Anthropic). No assistente de IA e na leitura de notas fiscais em PDF, a pergunta, o documento e os dados necessários para a resposta são enviados ao provedor de IA com a chave do próprio Escritório.

c) Dentro do Escritório. O Escritório define quem vê o quê. Clientes do Escritório veem, no Portal do Cliente, só as próprias empresas; colaboradores veem, no Meu Espaço, só os próprios dados.

d) Autoridades. Quando houver obrigação legal, ordem judicial ou requisição de autoridade competente, limitado ao exigido.

e) Reorganização societária. Em fusão, aquisição ou venda da ContDesk, os dados podem passar ao sucessor, que fica obrigado a esta Política.

7. Transferência internacional de dados

Alguns fornecedores da seção 6 têm servidores fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos. Nesses casos a transferência é feita com base no art. 33 da LGPD e na Resolução CD/ANPD nº 19/2024, por meio de [A PREENCHER: mecanismo usado com cada fornecedor - em regra, cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD incorporadas ao contrato]. Para fornecedores com dados na União Europeia ou no Espaço Econômico Europeu, aplica-se a decisão de adequação da Resolução CD/ANPD nº 32/2026.

Quando é o Escritório quem conecta um serviço estrangeiro (por exemplo, o provedor de IA), a transferência ocorre sob a responsabilidade do Escritório, como controlador.

Você pode pedir ao encarregado a lista atualizada de países e o texto das cláusulas usadas.

8. Por quanto tempo guardamos

Os dados ficam guardados enquanto forem necessários para a finalidade, e depois são eliminados ou anonimizados, salvo quando a lei permitir ou exigir a guarda (art. 16 da LGPD).

Nos dados em que é controlador, o Escritório define os prazos de guarda, observadas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, e pode pedir a eliminação à ContDesk.

9. Seus direitos como titular

Pelo art. 18 da LGPD, você pode pedir:

1. confirmação de que tratamos seus dados;
2. acesso aos dados;
3. correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
4. anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
5. portabilidade a outro fornecedor;
6. eliminação dos dados tratados com base no consentimento;
7. informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
8. informação sobre a possibilidade de não consentir e suas consequências;
9. revogação do consentimento;
10. revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado (art. 20).

Você também pode se opor a tratamento feito com base em outra hipótese legal se ele descumprir a LGPD, e pode reclamar à ANPD.

Como exercer. Envie o pedido ao e-mail do encarregado (seção 3). Para proteger você, podemos pedir confirmação de identidade. A confirmação e o acesso são respondidos de forma simplificada imediatamente ou, em formato completo, em até 15 dias (art. 19 da LGPD).

Se o seu dado foi inserido por um Escritório (seção 2), o pedido deve ser feito ao Escritório; se chegar à ContDesk, será encaminhado a ele.

10. Cookies e tecnologias parecidas

A ContDesk usa apenas cookies estritamente necessários e de preferência. Não usa cookies de publicidade nem de análise de terceiros.

O navegador também guarda, no armazenamento local (localStorage), preferências como o tema, o tutorial já visto, avisos de novidades e itens recolhidos no menu. Esses dados ficam só no seu aparelho.

Como gerenciar. Os cookies necessários não podem ser desligados sem impedir o login. Os de preferência podem ser apagados ou bloqueados nas configurações do navegador; nesse caso a plataforma volta às opções padrão. Se no futuro a ContDesk passar a usar cookies de análise ou publicidade, eles só serão ativados após o seu consentimento, em aviso próprio, conforme o Guia Orientativo de Cookies da ANPD.

11. Decisões automatizadas e inteligência artificial

A ContDesk não toma, sozinha, decisões que afetem seus interesses, como admitir, demitir, avaliar desempenho ou conceder crédito.

• Assistente de IA. Responde perguntas dos usuários do Escritório sobre os dados a que cada usuário já tem acesso. As respostas podem conter erros e servem de apoio; a decisão é sempre de uma pessoa. A leitura das conversas por gestores autorizados fica registrada.
• Leitura automática de notas fiscais em PDF. A IA extrai os campos da nota para conferência pelo usuário antes do uso.
• Monitor de produtividade. Classifica aplicativos e sites por regras definidas pelo Escritório. Os relatórios são apoio à gestão; se o Escritório usar esses dados para avaliar alguém, a pessoa pode pedir ao Escritório a revisão por uma pessoa (art. 20 da LGPD) e informações sobre os critérios usados.

Os dados da plataforma não são usados para treinar modelos de IA, nem pela ContDesk nem, conforme as condições comerciais desses provedores para uso por API, pelos provedores de IA. [A PREENCHER: confirmar com os termos vigentes da OpenAI e da Anthropic para a conta usada pelo Escritório.]

12. Como protegemos os dados

Entre as medidas adotadas:

• isolamento dos dados de cada Escritório no banco de dados por segurança em nível de linha (Row-Level Security);
• controle de acesso por cargo, módulo e empresa, com o menor acesso necessário;
• verificação em duas etapas, exigida em funções sensíveis como o cofre de certificados;
• cifragem de credenciais de integração, de CPF e de certificados digitais, com chaves gerenciadas no Google Cloud KMS no Brasil;
• conexões sempre cifradas (HTTPS);
• registros de auditoria de acesso a dados sensíveis, como dados de admissão e conversas de IA;
• limite de requisições contra abuso e ataques automatizados;
• remoção de dados sensíveis dos registros de erro.

Nenhum sistema é totalmente imune a falhas. Se você souber de qualquer vulnerabilidade, avise o encarregado.

13. Incidentes de segurança

Se ocorrer incidente que possa causar risco ou dano relevante aos titulares, a ContDesk, nos dados em que é controladora, comunicará a ANPD e os titulares afetados em até 3 dias úteis a partir do conhecimento, conforme o art. 48 da LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 15/2024, e manterá registro do incidente.

Nos dados em que é operadora, a ContDesk avisa o Escritório em até [A PREENCHER: prazo, por exemplo 24 ou 48 horas], com as informações disponíveis, para que ele faça as comunicações que lhe cabem.

14. Links e serviços de terceiros

Sites e serviços de terceiros acessados a partir da ContDesk, inclusive os sistemas integrados pelo Escritório, têm políticas próprias, que recomendamos ler.

15. Alterações desta Política

Esta Política pode ser atualizada para refletir mudanças no serviço ou na lei. Mudanças relevantes serão avisadas por e-mail ou aviso na plataforma antes de valer. Quando a mudança envolver tratamento que dependa de consentimento, ele será pedido novamente. A versão e a data ficam no topo deste documento, e versões anteriores podem ser pedidas ao encarregado.

16. Contato

• Encarregado: [A PREENCHER: nome] - [A PREENCHER: e-mail do encarregado]
• Atendimento geral: contdesk@assensustech.com.br
• Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD): www.gov.br/anpd